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Gagner du temps en vous organisant !
Par:
Bernard SACAU
Gagner du temps en vous organisant !
Ne perdez plus de temps à vous efforcer de vouloir faire à tout prix tout et tout de suite. Vous n’y arriveriez pas et cela finirait par vous désorganiser totalement.
Ne pas se laisser emporter par le temps, oui mais comment ? Faites un planning des taches journalières, hebdomadaires et journalières.
Etablissez un vrai plan de bataille, comme l’ont fait de nombreux hommes connus tel que Eisenhower qui programmait les taches en fonctions de leur importance ou de leur urgence. Faites le bilan journalier et déterminer ce qui est important et ce qui est urgent.
Important n’est pas urgent et vice versa. Sachez faire la distinction.
Posez vous les bonnes questions, à savoir : cette tache est elle urgente ? Cette réunion est elle importante ? Au lieu de perdre du temps, comme cela est souvent le cas, dans des réunions stériles qui vous mangent du temps, pourquoi ne pas utiliser tous les outils modernes tels que la visioconférence, les e-mails, les réunions au téléphone à plusieurs ?
Limitez vous aux taches indispensables. Faites des priorités. Une méthode efficace consiste à faire des modules. Dans chaque module, que vous classez par ordre d’importance, vous écrivez tout ce que vous avez à faire. Par exemple dans le module A vous mettez le courrier à écrire ou à expédier, dans le module B la liste des personnes à contacter, dans le module C la liste des projets à courts termes etc.… Ensuite au fur et à mesure que vous avez accompli une tache vous l’enlevez et vous passez à autre chose. Un bon conseil, remplissez vos modules qu’à 50 ou 60 %. Ne surestimez pas vos capacités sinon vous risqueriez de culpabiliser.
Faites vous aider par la nouvelle technologie
Nous vivons une époque formidable où vous n’avez plus qu’à appuyer sur un bouton pour qu’instantanément un correspondant résidant à 8000 Kms de chez vous, reçoive votre message. Usez et abusez de cela. Vous gagnerez du temps et pourrez gérer en direct, sans avoir à passer par un secrétariat. Gains de temps et d’argent !
Utilisez l’agenda électronique le plus possible. Il vous permet lorsque vous êtes sur votre ordinateur, de recevoir des alertes, comme si vous aviez écris sur un post-it. L’avantage c’est que vous ne vous souciez pas de savoir si vous l’avez lu ou pas. L’alerte vous informera en temps réel. Plus de perte de temps à parcourir son agenda. Vos rendez vous vous sont rappelés mieux que si c’était votre secrétaire elle–même. Vous saurez en temps réel ce que vous devez accomplir et ce qui vous reste à faire. Il suffit de le programmer.
Faites vous un échéancier, cela va vous permettre de gérer les documents par priorité. Tous les documents à traiter trouvent leur place au jour correspondant. Pensez à faire des check-lists, sorte de pense-bête qui vous empêche d’oublier. Faites comme pour les modules, lister les étapes, classez les par ordre d’importance ou d’urgence, et au fur et à mesure de leur accomplissement, cochez et passez à autre chose.
Mettez de l’ordre, soyez méthodique
Dans un bureau mal ordonné, où tous les papiers et dossiers s’entassent n’importe comment, même les personnes qui disent s’y retrouver perdent un temps précieux à chercher. Une étude récente à démontrer que 40% du temps des personnels administratifs, est utilisé à la recherche de dossiers. Etonnant non ?
Pas tant que cela si l’on regarde comme par exemple les gens classent les informations pour leur contact téléphonique. La plupart, comme c’est logique, classent les noms par ordre alphabétique. Jusque là logique et normal, mais là où ça se gâte c’est lorsque ces mêmes personnes vont classer aussi les noms de sociétés par ordre alphabétique et associer un nom. Je m’explique : vous cherchez Monsieur Dupont responsable technique de la société Duroc. Si vous mettez société Duroc, Monsieur Dupont responsable technique, vous trouverez facilement. Mais supposons que vous ayez oublié que Monsieur Dupont soit le responsable technique de la société Duroc. Lorsque vous cherchez si vous n’avez pas fait un classement logique vous perdrez beaucoup de temps. Une des clés du gain de temps c’est la logique et le bon sens.
Rangez et classez
Un bureau mal rangé ne favorise pas la concentration et peut également porter tord en terme d’image. Rangez et classez au maximum, même si cela vous semble de la perte de temps sur le moment, ce temps passé à ranger vous en fera gagner ensuite beaucoup.
Ne comptez pas sur votre mémoire pour vous rappeler de tout. Notez systématiquement tout ce que vous avez à faire. Ne comptez pas sur votre mémoire. Même la personne possédant une mémoire phénoménale risquera d’oublier un détail qui ayant son importance peut faire échouer une transaction importante par exemple.
J’ai rencontré un chef d’entreprise qui connaissait toutes les dates de naissance des enfants de ses collaborateurs et qui à chaque anniversaire avait un petit geste envers eux. Il avait établi par ce bais une relation propice à une bonne entente et à une bonne gestion de son personnel. Croyez vous qu’il pouvait compter sur sa mémoire pour cela ?
Pour un chef d’entreprise, comme pour beaucoup de personnes, le temps c’est de l’argent. Perdre du temps c’est donc perdre de l’argent.
Tout ceci est clairement expliqué dans l’excellent guide de Christian Godefroy :
«Mes 59 Secrets ou Techniques Personnelles d'Organisation du Temps »
Parmi celles-ci :
. Le secret d’Ernest Hemingway pour ne jamais perdre de bonnes idées
. Comment éviter de trop travailler au détriment de sa famille
. L’astuce pour réduire de moitié les tâches que vous détestez
. Comment vous débarrasser définitivement du spam
. Comment faire en sorte que ce soit les autres qui trouvent des solutions pour vous
Je vous offre ce guide. Rendez-vous à cette adresse pour pouvoir le télécharger :
Je vous souhaite beaucoup de succès dans votre recherche sur le temps.
Bernard SACAU - Infopreneur et spécialiste de la gestion du temps
Bernard SACAU, infopreneur et passionné par la gestion du temps. Ancien Cadre Commercial, met ses compétences et sa longue expérience au service des autres. Le temps est un grand Maître
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