Comment s'organiser grâce à la méthode GTD

Nous allons explorer aujourd’hui la méthode GTD (Get Things Done) qui est l’art d’accomplir toutes ses tâches de façon efficace et sans stress, tout en anéantissant la procrastination et tous les projets vagues qui n’aboutissent jamais.

La première chose est de savoir où l’on va... Cela va vous paraître certainement évident, mais je vous assure, que la première difficulté chez un entrepreneur est bien celle-ci. Beaucoup de personnes lancent des projets vagues et ne s’en rendent même pas compte. Comme a dit un jour Antoine de Saint-Exupéry "Un objectif sans plan s'appelle un voeu."
Certains de mes abonnés ou clients viennent parfois vers moi et me disent qu’ils n’y arrivent pas, et lorsque je creuse un peu, je m’aperçois qu’ils ne savent pas ce qu’ils veulent vraiment. Ils me disent qu’ils ont envie de réussir et de gagner de l’argent sur internet, de faire un blog qui va leur ramener de l’argent. Les blogs qu’ils font reflètent leur état d’esprit : c’est vague, on ne sait pas où on veut en venir, on mélange un peu tout, on ne sait pas ce qu’ils veulent vendre au final et il n’y a pas de cheminement ni de réels objectifs.

C’est là que la méthode GTD entre en jeu. Elle ne réinvente rien de spécial, c’est simplement une méthode classique qui a été révisée et améliorée : se vider la tête en écrivant tout. Lorsque vous écrivez tout ce que vous avez en tête, quelque part, vous commencez déjà à donner de la matière à vos projets, c’est la toute première étape de la concrétisation.

Etape 1 - Ecrivez tout ce que vous devez faire sans réfléchir et sans essayer de donner ni priorités ni classement. Vous sortez toutes vos tâches de votre cerveau, ce qui a pour effet de ne plus vous prendre de l’énergie à sans cesse devoir vous rappeler ce que vous avez à faire. Ce qui stresse, c’est ce rappel incessant « Il ne faut pas que j’oublie ceci ». Notez, notez, notez ! Dès que vous avez une idée, dès que vous devez faire quelque chose de simple : faire une course, aller rendre visite à quelqu’un, lire un email que vous n’aviez pas eu le temps de traiter, rappeler un client, etc. Le but est de tout réunir dans une seule boîte d’entrée. Aucun ordre n’est nécessaire, le professionnel et le personnel peuvent être mélangés, cela n’a aucune importance à cette étape. Que ce soit de simple tâches administratives ou que ce soit des projets personnels sur le long terme (y compris ceux qui vous font rêver depuis votre plus jeune âge et que vous auriez envie de concrétiser un jour peut-être), tout figurera dans cette boîte d’entrée.

Etape 2 - C’est à ce moment-là que vous allez classer et organiser. Toutes les tâches qui peuvent être traitées en moins de 2 minutes, doivent être accomplies sur le champ, puisque, vous mettriez plus de temps à les classer qu’à les accomplir sur le moment. Toutes les autres tâches uniques, doivent être classées dans des dossiers regroupés par thèmes et celles qui nécessitent plus d’une tâche constituent un projet. On appelle projet, toute tâche qui doit être découpée en d’autres tâches plus petites. Ces tâches plus petites peuvent elle-même être subdivisées.

Etape 3 - La méthode GTD apporte un plus par rapport à la méthode plus classique : elle fait entrer la notion de contexte. Vous allez classer vos tâches et vos objectifs, non seulement par projets, mais également par contexte. Je m’explique : toutes les tâches qui nécessitent un contact téléphonique, vont avoir le même contexte : le téléphone. Celles que vous ne pouvez faire que lorsque vous serez à votre bureau de poste seront toutes réunies dans le contexte « Bureau de poste », idem pour la banque... Vous allez également créer un contexte « Domicile », vous saurez que vous ne pourrez accomplir ces tâches que lorsque vous serez chez vous. Vous pouvez créer un contexte ordinateur et même subdiviser « Ordinateur hors ligne » et « Ordinateur en ligne ». Vous saurez ainsi tout de suite, sans perdre de temps, ce que vous pourrez faire pendant vos déplacements et ce qui nécessite une contrainte : la connexion internet, que vous devrez remettre à plus tard. Vous pouvez créer des contextes par objet (téléphone, ordinateur), par lieu, par personne, etc.

La méthode GTD est puissante si elle est appliquée de façon rigoureuse. Vous ne pouvez la pratiquer à moitié, car pour compter sur votre système d’organisation il faut qu’il soit fiable : plus rien ne doit traîner dans un recoin de votre cerveau sinon, il se remettra à pédaler comme auparavant. Voici un schéma simple qui vous aidera à avoir une représentation mentale du système:

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C’est une méthode que l’on peut appliquer sur de simples feuilles de papier, mais aujourd’hui, il est assez facile de trouver des organiseurs numériques ou des logiciels pour des prix très abordables. J’utilise personnellement Omnifocus, il a l’avantage d’être 100% GTD, le problème est qu’il n’existe que sur mac. Pour ceux qui possèdent l’Iphone, l’application la plus connue, déjà assez complète, est Things. Vous pouvez aussi utiliser le mindmapping pour élaborer des plans. Cela reste même une des meilleures alternatives ne serait-ce que pour sa simplicité de mise en oeuvre : on peut se contenter d’un stylo et d’une feuille de papier. Cette méthode a aussi l’avantage de développer votre potentiel créatif.

Ancien spécialiste de la vente en ligne depuis 1998 et Editeur Internet depuis 2005, Fabrice Béal apprend à toutes les personnes qui le souhaitent à monter leur business sur Internet pour atteindre l'indépendance financière.
Son site:
http://www.conseils-marketing.info

Source : Contenu Gratuit / Gestion du Temps