Vous est-il arrivé d’arriver au bureau, submergé de travail, ne sachant pas par où commencer ? Réalisez-vous que, à la fin de votre journée, des tâches très importantes ont été négligées ou n’ont même pas avancé de la journée ? Ne vous tracassez pas - Voici quelques solutions simples pour faciliter vos journées au bureau.
1. Faites Une Liste
Une planification journalière est indispensable pour bien gérer votre temps. La rédaction d’une « Liste de choses à faire » évite que des distractions viennent interrompre votre travail. Avec une liste adaptée, vous évitez de passer du temps sur des tâche inappropriées et restez concentré sur les plus importantes de VOTRE planning. Vous pouvez écrire votre liste la veille, ou juste avant d’arriver au bureau. Certains préfèrent écrire la liste « à la main », d’autres sont plus enclins à utiliser le dernier logiciel de gestion de tâches. La valeur ajoutée d’une « Liste de choses à faire dans votre journée de travail » est l’une des techniques de gestion du temps indispensable.
2. Prioriser
Une « Liste de choses à faire » est insuffisante s'il vous ne hiérarchisez pas vos tâches par ordre de priorité. Il est important d'accomplir chaque tâche commencée sans devoir y revenir et ainsi, vous obtiendrez une meilleure efficacité. Sur la liste, vous devez énumérer les choses les plus importantes à faire. Vous pouvez allouer une période d'une heure à la chose la plus importante à votre planning et si vous ne parvenez pas à la réaliser dans le délai imparti, il vous suffit d’y revenir plus tard - vous serez plus à l’aise pour reprendre la tâche inachevée une fois que vous l'aurez démarrée. Vous pouvez choisir de réorganiser votre liste par ordre de priorité, soit la veille, soit au moment d’arriver au bureau. Cependant, il a été prouvé que prioriser sa liste la veille est beaucoup efficace et permet d’économiser du temps, car vous pouvez alors démarrer la tâche la plus importante dès votre arrivée au bureau.
3. Ne Faites Pas De Multitâche
Le traitement multitâche est banal aujourd’hui et il y a beaucoup de sollicitations qui entraînent le fonctionnement multitâche. Nous sommes fréquemment distraits par des services de messagerie instantanée, e-mails et des appels téléphoniques au travail, et souvent nous sommes pressés d’accomplir ces tâches simultanément. Ce que la plupart des gens ne remarquent pas, c’est que cela diminue réellement la productivité. Les recherches ont montré que nous sommes plus productifs lorsque nous nous concentrons sur une tâche à la fois ! Essayez donc de limiter votre perte de productivité, en vous fixant des créneaux horaires dans votre planning, créneaux réservés pour répondre aux e-mails, aux messages téléphoniques, etc… Il est très important d'essayer de limiter le traitement multitâche afin de ne pas compromettre sur votre efficacité.
4. Soyez Réaliste
Simple, mais le réalisme est la voie à suivre quand il s’agit de gestion du temps. Très souvent, nous passons beaucoup plus de temps que nécessaire pour essayer d’atteindre la perfection. Soyez réaliste. La perfection n’est qu’un idéal. Faites la différence entre ce que vous pouvez faire, et ce que vous ne pouvez pas faire. Comprendre cela est probablement la meilleure chose à faire pour réduire les heures supplémentaires inutiles que vous pourriez consacrer à un projet.
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Auteur: Bernard LAMONNIER
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Bernard Lamonnier
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